martes, 12 de febrero de 2013

Tiempo robado


¿Cuántas veces sentimos que no podemos terminar esas tareas, que deberían concluirse en un corto tiempo? ¿Por qué nos es difícil decir “no” a ciertas cosas? ¿Por qué seguimos pensando en el trabajo cuando ya concluimos la jornada laboral y sentirnos que el tiempo no nos alcanza?. Estas situaciones se presentan muchas veces en nuestras vidas como lideres de proyectos, y cuando se vuelven reiteradas, nos damos cuenta que nos encontramos estresados, lo cual nos lleva a ser poco efectivos en el manejo de los proyectos asignados y hasta en nuestra propia vida.

El tiempo es un recurso que administramos nosotros mismos, pero que muchas veces sucede que se nos es robado por actividades o hechos que son ajenos al objetivo que buscamos. Un ejemplo de esto, es cuando no podemos decir “no” a ciertos pedidos, cuando perdemos tiempo leyendo y contestando correos que no son importantes, cuando nos pasamos el día de reunión en reunión o si el teléfono no para de sonar y esto nos obliga a no  poder concluir las tareas que teníamos asignadas para ese día.

Cuántas veces nos enfrentamos a la situación de no poder decir "no" a pedidos que nos hacen, imaginemos  que nos encontramos en nuestra oficina y un empleado se nos acerca con un problema buscando nuestro consejo, pero en realidad inconscientemente, está pasándonos una mochila la cual deberemos cargar nosotros. ¿Cómo manejamos estas situaciones?, ¿cómo decir "no"? Podemos aplicar alguna de estas tres soluciones. Primero debemos desentendernos de los problemas en los que no deseamos estar involucrados o no somos competentes. Segundo si el problema necesitase nuestra intervención, debemos asegurarnos que cuando nuestro empleado salga de la oficina se dé cuenta que el problema es de él y no nuestro. Tercero si el problema necesitase de nuestro continuo seguimiento e involucramiento, entonces nuestro empleado tendrá que saber que todas las decisiones serán en conjunto con él y que el problema seguirá sobre la espalda del mismo.

Para no caer en el fastidio de tener la mayoría de las tareas inconclusas, y poder administrar efectivamente nuestro tiempo, algunas técnicas que pueden ayudar son:
  • Delegar trabajo, no así la responsabilidad.
  • Clasificar tareas
  • Poseer un calendario acorde a 8 horas laborales
  • Tomar decisiones rápidas
  • Decidir qué priorizar
  • Aprender a decir “no”
  • Proyectar hacia adelante
  • Comenzar las tareas ahora y no atrasarlas
  • Establecer costo de oportunidad en las actividades
  • Focalizarse en las oportunidades y no en los problemas
  • Hacer un uso controlado de las llamadas y del email

Está en nosotros identificar las causas que roban nuestro tiempo, es un primer paso que tiene que ir junto con las buenas prácticas de administración de proyectos y utilizando alguna de las técnicas enumeradas anteriormente, lograr cerrar esas tareas inconclusas y poder disminuir el stress que nos genera. Les pido que compartan qué situaciones son las que les hacen perder tiempo y busquemos juntos posibles soluciones, particularmente las interrupciones fueron un problema que logré solucionar en gran medida delegando muchos de los asuntos que la producían.

2 comentarios:

  1. Es necesario tener una agenda de Gestión donde podamos monitorear los trabajos y asignar responsabilidades de los mismos, si es con tiempos de ejecución mejor.

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    1. Gracias Santos por tu comentario, en un próximo post hablaremos sobre algunas de las herramientas en el mercado que nos permiten gestionar los trabajos y asignar responsabilidades.

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